W różnorakich dziedzinach życia publicznego, zawodowego i naukowego bardzo często korzysta się z zapisu dźwiękowego jako sposobu dokumentowania przebiegu rozmów, posiedzeń czy wystąpień. Aby nagrania te mogły być wykorzystane w praktyce, potrzebna jest ich dokładna wersja tekstowa, która wiernie oddaje treść wypowiedzi uczestników. Takie opracowanie nazywane jest transkrypcją, a jej metoda uzależniony jest od celu, w jakim powstaje.

Transkrypcje nagrań mogą obejmować zarówno materiały dziennikarskie, wywiady naukowe, nagrania konferencji, jak i rozprawy sądowe. W każdym z takowych przypadków znaczenie ma precyzja zapisu, odpowiednie oznaczenie mówców oraz zachowanie kontekstu wypowiedzi. W procesie transkrybowania ważne jest też uwzględnienie jakości nagrania, dykcji uczestników oraz tła akustycznego, które może utrudniać rozpoznanie słów.

Jednym z bardziej wymagających rodzajów opracowań jest transkrypcja do sądu. Taki stenogram stanowi urzędowy zapis przebiegu rozprawy, przesłuchań lub innych czynności procesowych, w których uczestniczą strony postępowania, świadkowie a także przedstawiciele organów wymiaru sprawiedliwości. Od jakości takiego dokumentu zależy możliwość późniejszego odtworzenia przebiegu wydarzeń, dlatego w tym kontekście transkrypcje nagrań muszą być wyjątkowo dokładne. Każde słowo, pauza czy nawet sposób wypowiedzi mogą mieć znaczenie dla interpretacji zeznań, dlatego osoba sporządzająca transkrypcję powinna zachować maksymalną neutralność i wierność materiałowi źródłowemu. W przypadku sądów na prawdę często stosuje się określone normy i wzorce zapisu, które ułatwiają zachowanie jednolitej struktury dokumentu oraz umożliwiają jego późniejsze wykorzystanie w aktach sprawy.

Proces przygotowania stenogramu wymaga nie tylko znajomości zasad transkrypcji, lecz również umiejętności pracy z dźwiękiem. W wielu sytuacjach używa się oprogramowanie umożliwiające zwolnienie prędkości odtwarzania nagrania, wyodrębnienie poszczególnych kanałów lub usunięcie szumów tła, co umożliwia zyskać bardziej czytelny materiał (więcej: transkrypcja cennik). Osoba wykonująca transkrypcję musi odróżniać wypowiedzi uczestników, a w sytuacji rozpraw sądowych – prawidłowo oznaczać role poszczególnych osób, tj. sędzia, świadek, obrońca czy oskarżony. Istotne jest również stosowanie jednolitego formatowania i konsekwencji w zapisie, co daje możliwość uniknąć błędnej interpretacji. W niektórych sytuacjach opracowuje się też wersje skrócone, które streszczają kluczowe fragmenty nagrania, natomiast w kontekście sądowym pełna transkrypcja jest najczęściej wymagana.

Zastosowanie transkrypcji nagrań nie ogranicza się jedynie do wymiaru sprawiedliwości. Stenogramy wykorzystywane są też w badaniach naukowych, przy analizie rozmów jakościowych, w mediach czy w administracji publicznej. W każdym z owych przypadków istotne jest zachowanie zgodności zapisu z oryginałem, oraz ochrona danych osobowych, które mogą pojawiać się w treści nagrania. Dzięki temu transkrypcja stanowi nie tylko praktyczne narzędzie pracy, lecz też formę archiwizacji treści dźwiękowych w sposób umożliwiający ich łatwe przeszukiwanie i analizę. W efekcie stenogram może pełnić funkcję dokumentacyjną, dowodową lub informacyjną, w zależności od kontekstu, w jakim został sporządzony.

Zobacz również: transkrypcja do sądu.