Sposób pracy z fakturami bardzo często uzależniony jest od kilku połączonych ze sobą narzędzi, dlatego zmiana jednego detalu może wpłynąć na cały przepływ dokumentów. W przypadku KSeF szczególnego znaczenia nabiera moment przekazywania danych oraz późniejsze zastosowanie informacji zwrotnej. Integracja KSeF może obejmować system sprzedażowy, program księgowy, magazyn, wymianę dokumentów albo inne rozwiązania używane w przedsiębiorstwie.

Zakres takiego połączenia nie musi być natomiast dokładnie taki sam w każdej organizacji. Przy małej liczbie dokumentów część operacji może nadal wymagać ręcznej obsługi, w trakcie gdy większa liczba faktur powoduje potrzebę dokładniejszego uporządkowania procesu. Z praktyki wynika, że trudności często ukazują się nie przy samym przesłaniu dokumentu, lecz na styku różnych etapów pracy. O ile sprzedaż, księgowość i administracja korzystają z odmiennych zasad opisywania dokumentów, samo połączenie systemów nie usunie istniejących rozbieżności.

Przed rozpoczęciem prac związanych z integracją warto sprawdzić, jakie dane są obecnie przechowywane i gdzie powstają. Szczególnej uwagi wymagają informacje o kontrahentach, pozycjach faktury, podatku, numerach dokumentów a także datach związanych ze sprzedażą. Nie chodzi wyłącznie o sprawdzenie, czy określone pole istnieje w programie. Ważne jest również to, czy jest uzupełniane w sposób jednolity i czy może być poprawnie wykorzystane w kolejnym etapie. W codziennej pracy zdarzają się bowiem dokumenty nietypowe, zmiany danych kontrahentów czy sytuacje, w których faktura musi zostać poprawiona przed dalszym przetwarzaniem. Jeżeli już system w sposób automatyczny pobiera nieaktualną informację, problem może zostać zauważony dopiero po wygenerowaniu dokumentu. Z tego powodu integracja z KSeF wymaga niekiedy uporządkowania danych, które przedtem funkcjonowały bez większych problemów, ponieważ były sprawdzane przez pracownika podczas ręcznego wystawiania faktur.

Kolejnym zagadnieniem jest obsługa informacji zwrotnych. Wysyłka faktury nie powinna być traktowana jako pojedyncza czynność pozbawiona dalszych etapów. Po przekazaniu dokumentu trzeba rozpoznać jego status i odpowiednio zapisać go w systemie używanym przez przedsiębiorstwo. O ile operacja się nie powiedzie, przyczyna może posiadać charakter techniczny lub wynikać z nieprawidłowych danych. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Ponowienie wysyłki może posiadać sens w przypadku chwilowego problemu z komunikacją, jednakże nie rozwiąże błędu znajdującego się w treści dokumentu. Warto więc ustalić, które sytuacje mogą być obsługiwane w sposób automatyczny, a w których potrzebna jest ingerencja użytkownika. Istotne jest również wyświetlanie czytelnych komunikatów. Informacja, że wystąpił błąd, może być niewystarczająca, jeśli pracownik nie wie, którego dokumentu dotyczy problem i jakie działanie powinien podjąć.

W codziennej obsłudze znaczenie ma także sposób postępowania z fakturami, które trafiają do firmy od zewnętrznych podmiotów. Po ich odebraniu może być niezbędne przypisanie dokumentu do działu, zlecenia, projektu lub osoby odpowiedzialnej za akceptację. Oczywiście nie każdy taki etap da się wykonać na bazie samych danych zawartych w fakturze, dlatego część wyborów może pozostać po stronie pracownika. Przy kształtowaniu procesu warto też przewidzieć korekty, dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji a także sytuacje, w których automatyczne przypisanie okazuje się niemożliwe. Równie znacząca jest historia operacji, pozwalająca sprawdzić, kiedy dokument został wytworzony, przekazany, odebrany lub zmodyfikowany. Takie informacje są przydatne w szczególności wówczas, gdy prędzej czy później należy wyjaśnić, na jakim etapie pojawiła się niezgodność. Właśnie dlatego połączenie z KSeF trzeba rozpatrywać jako szczegół całego obiegu informacji, a nie wyłącznie jako mechanizm przesyłania faktur między dwoma systemami.

Źródło informacji: integracja z KSeF.