Wiele ludzi w trakcie nauki, pracy albo spotkań zapisuje wyłącznie najważniejsze hasła, licząc na to, że później łatwo będzie odtworzyć pełny kontekst. Z zdarza się, że takie zapisy zaczynają jednakże przypominać zbiór skrótów, których znaczenie nie za każdym razem jest bezsporne. Rozwój narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję zmienił sposób, w jaki można podejść do tego kłopotu.

Notatki ai mogą być tworzone na podstawie tekstu, nagrania lub transkrypcji, a następnie przerabiane w krótszy i bardziej uporządkowany zapis. W zależności od zastosowanego rozwiązania system może rozpoznawać główne tematy, wyodrębniać ważne fragmenty lub grupować informacje według określonego schematu. Nie oznacza to jednak, że każda wygenerowana treść będzie odpowiadała z dużą uwagą temu, co zostało powiedziane albo zapisane. Przydatność takiego opracowania zależy między innymi od jakości materiału wejściowego oraz od tego, jak jasno został zaprezentowany temat.

W przypadku nagrań rozmów znaczenie ma sposób prowadzenia samej rozmowy. Gdy wypowiedzi są krótkie, mówcy wyraźnie się rozróżniają, a temat nie zmienia się co kilka minut, późniejsze opracowanie jest zwykle łatwiejsze. Więcej trudności pojawia się wówczas, gdy kilka osób mówi jednocześnie, stosuje skrótów, wraca do wcześniejszych kwestii lub zakłada znajomość informacji, których nie ma w nagraniu. W takich ustaleniach ai notes mogą zademonstrować sens rozmowy w uproszczonej formie, niemniej jednak część współzależności może zostać pominięta. Szczególnej kontroli wymagają liczby, daty, nazwy, terminy a także warunki ustaleń. Jedna pomylona wartość może zmodyfikować znaczenie całego fragmentu, dlatego przy informacjach mających wpływ na dalsze działania warto sprawdzić je w materiale źródłowym. Automatyczne opracowanie najlepiej jest traktować jako warstwę porządkującą, a nie jako jedyny zapis wydarzenia.

Istotny jest też sposób przygotowania materiału, który ma zostać przetworzony. W sytuacji tekstów chaotycznych, zawierających powtórzenia lub sporo pobocznych wątków, system może posiadać trudność z uwarunkowaniem, które informacje powinny wyszukać się w końcowej wersji. Z drugiej strony bardzo krótki materiał może nie zawierać wystarczającego kontekstu, by poprawnie zinterpretować poszczególne zdania. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania formy notatki do sytuacji. Innego zapisu potrzebuje osoba przygotowująca się do egzaminu, innego uczestnik zebrania, a jeszcze innego ktoś, kto chce zachować historię ustaleń dotyczących projektu. Nie zawsze warto dążyć do maksymalnego skrócenia treści. Nierzadko kilka dodatkowych zdań daje możliwość zachować ważne powiązania i ogranicza ryzyko, że w późniejszym czasie nieprosto będzie ustalić, czego dotyczył konkretny fragment.

Osobną kwestią pozostaje przechowywanie materiałów używanych do budowy takich zapisów. O ile źródłem jest rozmowa, dokument lub nagranie zawierające dane innych osób, przed przekazaniem materiału do wybranego systemu należy sprawdzić zasady dotyczące jego przetwarzania. Znaczenie mogą mieć informacje o przechowywaniu danych, czasie ich retencji, dostępie do treści oraz możliwościach ich usunięcia. Warto także rozdzielić dwa etapy pracy: przygotowanie notatki i późniejszą weryfikację. Sam fakt, że tekst został wygenerowany szybko i ma uporządkowaną strukturę, nie świadczy jeszcze o poprawności wszystkich najmniejszych elementów. Przy bardziej złożonych materiałach rozsądne jest zachowanie źródła, z którego powstał zapis, ponieważ daje możliwość ono wrócić do pełnego kontekstu. Ma to znaczenie zwłaszcza wówczas, gdy automatyczna notatka ma być w późniejszym czasie wykorzystywana jako podstawa kolejnej pracy, nauki lub dokumentowania przebiegu rozmowy.

Polecamy: notatki ai.