Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu szczegółów, których nie widać podczas krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, duże przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia oraz przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się zatem wyłącznie do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.

Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Całkiem inaczej planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a zupełnie inaczej dla większego przyjęcia, w trakcie którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi oraz przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego w trakcie planowania dobrze pozostawić stosownie szerokie przejścia. Znaczenie ma także rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.

Osobnym zagadnieniem jest sposób zastosowania otoczenia. W sytuacji obiektów położonych pomiędzy zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, jednak taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto wcześniej ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka oraz czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. W trakcie oglądania miejsca bardzo dobrze sprawdzić także nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto albo nierówna droga mogą mieć znaczenie dla osób w podeszłym wieku, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy jedyną uwagę przyciąga wygląd sali. Jeżeli już planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto również rozważyć oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.

Na odbiór przestrzeni wpływa również temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, szczególnie gdy ma bardzo duże przeszklenia, natomiast wieczorem sytuacja może się zmodyfikować. Dlatego podczas wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i zamiany powietrza. Nie należy też pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana inaczej niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko i wyłącznie sprzęt nagłośnieniowy, ale również ustawienie głośników, stołów i parkietu. W trakcie przygotowań dobrze zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych oraz sposobność poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle ukazują się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie pozwala uniknąć zmian w ostatniej chwili.

Istotna jest również organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi wyłącznie część potrzebnej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany też pod kątem miejsca do przechowywania towarów, naczyń, sprzętu a także rzeczy należących do obsługi. Jeżeli już catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma sposobność wygodnego rozładunku a także odległość między zapleczem a salą. Tożsamo wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto uprzednio ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można poświęcić na montaż oraz późniejsze sprzątanie. W przypadku przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z perspektywy organizacji ważne jest więc nie tylko to, jak miejsce wygląda podczas pierwszej wizyty, ale także jak działa wtedy, gdy równocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.

Zobacz również: wesele nad jeziorem.