Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur wpływa na sposób organizacji pracy w działach, które do tej pory korzystały z kilku niezależnych kodów. Dokument sprzedażowy może powstać w jednym miejscu, dane kontrahenta mogą być pobierane z innej bazy, a informacje potrzebne księgowości znajdować się jeszcze gdzie indziej. W takich warunkach integracja KSeF dotyczy nie tylko i wyłącznie przesyłania dokumentów, lecz również ustalenia, jak dane mają przepływać pomiędzy poszczególnymi etapami.

Z praktycznego punktu widzenia ważne jest rozdzielenie procesu wystawienia faktury od procesu jej przekazania do KSeF. Błąd w danych handlowych może pojawić się jeszcze przed wysyłką, a problem techniczny może wystąpić już w trakcie komunikacji z systemem. Oba przypadki wymagają innego działania. Dlatego przy projektowaniu obiegu warto z dużą uwagą określić moment, w którym dokument uznaje się za gotowy do przekazania, oraz sposób postępowania, gdy przesłanie nie zakończy się prawidłowo.

Istotną rolę odgrywa także przygotowanie danych używanych przy tworzeniu faktur. W codziennej pracy zdarzają się zmiany nazw kontrahentów, adresów, numerów identyfikacyjnych, stawek czy sposobu rozliczenia. Jeśli informacje pochodzą z kilku źródeł, mogą pojawić się między nimi rozbieżności. Integracja z KSeF nie usuwa takich problemów, ponieważ system może jedynie przekazać dane, które zostały uprzednio przygotowane w używanym oprogramowaniu. Z tego powodu przed uruchomieniem konwersji informacji warto sprawdzić, czy poszczególne systemy korzystają z owych samych danych i czy pola wymagane do wystawienia dokumentu są prawidłowo uzupełniane. W praktyce właśnie na tym etapie wychodzą na jaw różnice, których wcześniej nie było widać, zwłaszcza gdy jeden dział używa inne oznaczenia niż drugi. W pewnych sytuacjach niezbędna jest zmiana sposobu zapisywania danych, a czasami wystarczy postanowienie, które źródło informacji ma posiadać pierwszeństwo.

Przy większej liczbie dokumentów znaczenie zyskuje również kontrola statusów. Faktura może znajdować się w systemie jako przygotowana, oczekująca na wysyłkę, przekazana do KSeF albo wymagająca ponownego działania. Sam komunikat o błędzie nie zawsze wystarcza, ponieważ osoba odpowiedzialna za dokument musi jeszcze mieć świadomość tego, co poprawnie powinno wydarzyć się dalej. W bardzo dobrze opisanym procesie określa się zatem nie tylko sposób przesyłania faktur, niemniej jednak również reakcję na poszczególne zdarzenia. Ma to szczególne znaczenie przy korektach, ponownej wysyłce czy czasowej niedostępności któregoś z używanych narzędzi. Automatyczne ponowienie operacji może być uzasadnione w jednym przypadku, jednak przy błędnych danych może wyłącznie powtarzać tę samą nieudaną czynność. Z tego względu mechanizmy automatyczne powinny być powiązane z informacją, która umożliwia rozróżnić błąd wymagający poprawy od kłopotu, który może ustąpić bez zmiany danych.

Ważnym elementem pozostaje również możliwość odtworzenia historii dokumentu. W sytuacji pytań dotyczących dokładnie sprecyzowanej faktury trzeba móc ustalić, kiedy została przygotowana, jakie dane przekazano, kiedy podjęto próbę wysyłki i jaki był wynik tej operacji. Przy ręcznym obiegu takie informacje często znajdują się w wiadomościach, notatkach albo pamięci pracowników, jednakże przy wymianie automatycznej powinny wynikać z działania systemów. Integracja KSeF może więc zmienić nie tylko sposób przesyłania dokumentów, niemniej jednak także sposób ich późniejszego sprawdzania. Znaczenie mają co więcej uprawnienia poszczególnych osób, zakres dostępnych informacji a także sposobność wykonania czynności ręcznie, gdy standardowy proces nie może zostać zastosowany. Takie sytuacje są częścią normalnej obsługi systemów i warto przewidzieć je jeszcze na etapie ustalania zasad pracy, zamiast dopiero wówczas szukać rozwiązania dla nietypowego przypadku.

Więcej: KSeF API dla programistów.