Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu najmniejszych elementów, których nie widać podczas krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, duże przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia oraz przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się zatem jedynie do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.

Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Zupełnie inaczej planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a przeciwnie dla większego przyjęcia, w trakcie którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi a także przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego podczas planowania bardzo dobrze pozostawić stosownie szerokie przejścia. Znaczenie moraz rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.

Osobnym zagadnieniem jest sposób zastosowania otoczenia. W przypadku obiektów położonych pośród zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, jednak taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto wcześniej ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka oraz czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. W trakcie oglądania miejsca dobrze sprawdzić również nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto lub nierówna droga mogą mieć znaczenie dla osób starszych, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy jedyną uwagę przyciąga wygląd sali. Jeżeli planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto również przeanalizować oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.

Na odbiór przestrzeni wpływa też temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, w szczególności gdy ma bardzo duże przeszklenia, jednak wieczorem sytuacja może się zmodyfikować. Dlatego podczas wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i konwersji powietrza. Nie trzeba też pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana przeciwnie niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko sprzęt nagłośnieniowy, ale również ustawienie głośników, stołów i parkietu. Podczas przygotowań bardzo dobrze zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych oraz sposobność poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle pojawiają się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie daje możliwość uniknąć przemian w ostatniej chwili.

Istotna jest również organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi jedynie część potrzebnej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany także pod kątem miejsca do przechowywania produktów, naczyń, sprzętu a także rzeczy należących do obsługi. O ile catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma możliwość na prawdę wygodnego rozładunku oraz odległość między zapleczem a salą. Bardzo podobnie wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto przedtem ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można przeznaczyć na montaż a także późniejsze sprzątanie. W przypadku przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z punktu widzenia organizacji ważne jest więc nie tylko i wyłącznie to, jak miejsce wygląda w trakcie pierwszej wizyty, ale również jak działa wtedy, gdy równocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.

Polecamy: stodoła na wesele Warszawa.