W codziennej pracy z dokumentami bardzo duże znaczenie ma nie tylko sposób ich tworzenia, niemniej jednak także późniejsze przechowywanie, szukanie i udostępnianie. Wraz ze wzrostem liczby spraw rośnie ryzyko, że niezbędny plik zostanie zapisany w niewłaściwym miejscu, otrzyma niejednoznaczną nazwę lub trafi do kilku folderów jednocześnie. Takie sytuacje utrudniają kontrolę nad dokumentacją i wydłużają wykonywanie łatwych zadań.
Program do zarządzania dokumentami daje możliwość uporządkować te procesy poprzez gromadzenie plików w jednym środowisku, przypisywanie im odpowiednich dziedzinie a także stosowanie ustalonych zasad nazewnictwa. Istotne jest prócz tego implementację struktury do rzeczywistego sposobu pracy. Inaczej organizuje się dokumenty związane z obsługą klientów, a przeciwnie umowy, faktury, dokumentację kadrową czy materiały techniczne. Zbyt rozbudowany podział może utrudniać odnalezienie informacji, jednak zbyt ogólny powoduje, że użytkownik musi przeglądać wiele niepowiązanych plików.
W praktyce kontrolowanie dokumentami i archiwizacja obejmują kilka etapów, które powinny zbudować spójny proces. Dokument jest najpierw odbierany lub tworzony, następnie rejestrowany, opisywany i kierowany do właściwego miejsca. Kolejne działania mogą dotyczyć weryfikacji treści, akceptacji, przekazania do innego działu albo przechowywania przez określony czas. Ważne jest uwarunkowanie, kto odpowiada za poszczególne czynności i które osoby mogą wprowadzać zmiany. Bez takich zasad nawet dobrze uporządkowane repozytorium z nierzadko staje się trudne w obsłudze. Problemem bywają także różnorodne wersje tego samego dokumentu. Jeśli kilka osób pracuje na osobnych kopiach, może dojść do zastosowania nieaktualnych danych lub pominięcia wprowadzonych poprawek. Dlatego warto określić sposób oznaczania wersji, rejestrowania zmian a także zatwierdzania dokumentów. Takie reguły mają znaczenie w szczególności tam, gdzie tekst plików wpływa na rozliczenia, decyzje organizacyjne albo realizację zobowiązań.
Przenoszenie dokumentacji do postaci elektronicznej wymaga uwzględnienia nie tylko samego skanowania, lecz też jakości plików i sposobów ich późniejszego odczytu. Skan może być nieczytelny, zawierać niepełne strony albo nie zachowywać właściwej kolejności załączników. Z tego powodu potrzebna jest kontrola materiałów po digitalizacji, w szczególności w przypadku dokumentów o znaczeniu formalnym. Pomocne bywa rozpoznawanie tekstu na obrazach, ponieważ umożliwia szukanie konkretnych słów bez ręcznego otwierania każdego pliku. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może też wykorzystywać metadane, takie jak data zaprojektowania, rodzaj dokumentu, numer sprawy czy termin przechowywania. Ich poprawność ma bezpośredni wpływ na wyniki wyszukiwania. Jeżeli już opisy są niepełne lub niespójne, część dokumentacji może pozostać niewidoczna w trakcie filtrowania. Powinno się również pamiętać, że cyfrowe archiwum nie eliminuje konieczności wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania sposobności odtworzenia danych i kontrolowania dostępu do plików.
Przy organizowaniu elektronicznego obiegu dokumentów trzeba uwzględnić wymagania prawne, rodzaj przetwarzanych informacji oraz okresy przechowywania poszczególnych materiałów. Nie każdy dokument można usunąć po zakończeniu panującej sprawy, a samo przeniesienie pliku do archiwum nie znaczy samoczynnie, że spełniono wszystkie obowiązki powiązane z jego ochroną. Osobnego ustalenia wymagają uprawnienia użytkowników, zasady udostępniania danych oraz sposób postępowania po upływie okresu przechowywania. W przypadku dokumentacji zawierającej dane osobowe ważne jest ograniczenie dostępu do osób, które potrzebują tych informacji do wykonywania swoich zadań. Znaczenie ma też przygotowanie procedury na wypadek awarii, przypadkowego usunięcia plików lub odejścia pracownika odpowiedzialnego za konkretny obszar. Wdrożenie nowych rozwiązań powinno uwzględniać istniejące zasoby, ponieważ przeniesienie wieloletniej dokumentacji może ujawnić duplikaty, braki w opisach i niezgodności między wersją papierową a elektroniczną. Uporządkowanie tych kwestii wymaga określenia zasad postępowania z dokumentami, które będą stosowane również po zakończeniu początkowego etapu wdrożenia.
Więcej informacji na stronie: program do zarządzania dokumentami.
