Prowadzenie działalności związanej z przygotowywaniem posiłków wymaga uwzględnienia wielu zasad dotyczących postępowania z żywnością. Nie chodzi wyłącznie o przestrzeganie kluczowych reguł higieny, niemniej jednak także o zarządzanie procesów, które zachodzą na zapleczu kuchennym i w pomieszczeniach magazynowych. Istotnym zagadnieniem jest tutaj identyfikacja zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych, mogących pojawić się na różnorakich etapach pracy.

System HACCP porządkuje te kwestie poprzez określenie konkretnych procedur, zasad testom oraz sposobności reagowania na nieprawidłowości. W gastronomii znaczenie mają między innymi warunki transportu surowców, sposób rozmrażania produktów, obróbka termiczna oraz czas przechowywania gotowych potraw. Każdy z owych procesów wymaga osobnego podejścia, ponieważ niedociągnięcia mogą wynikać z różnorakich przyczyn i wymagać odmiennych działań.

Przed rozpoczęciem pracy nad dokumentacją powinno się dokładnie przemyśleć przepływ żywności w zakładzie. W praktyce znaczy to sprawdzenie, gdzie trafiają dostawy, w jaki sposób są dzielone produkty, gdzie odbywa się ich obróbka i jak przebiega wydawanie posiłków. Wdrażanie HACCP powinno uwzględniać również codzienne ograniczenia organizacyjne (sprawdź: wdrażanie haccp). Przykładowo niewielka kuchnia może mieć ograniczoną liczbę stanowisk roboczych, co wpływa na kolejność wykonywania czynności i możliwość oddzielenia poszczególnych rodzajów produktów. W takim wypadku należy określić zasady korzystania z powierzchni i sprzętu, a także częstotliwość ich czyszczenia. Osobnej analizy wymagają dostawy, ponieważ sam termin przydatności do spożycia nie przesądza o stanie produktu. Znaczenie ma też temperatura w trakcie transportu, wygląd opakowania i warunki, w jakich surowiec zostaje przyjęty. Jeżeli pojawiają się wątpliwości, procedura powinna określać sposób postępowania z zakwestionowaną partią towaru.

W codziennym funkcjonowaniu lokalu relacja gastronomia i HACCP obejmuje też podział odpowiedzialności między pracowników. Niektóre czynności mogą być wykonywane przez cały personel, inne wymagają przypisania dokładnie określonej osobie. Tyczy się to przykładowo sprawdzania temperatury urządzeń chłodniczych, prowadzenia zapisów dotyczących mycia powierzchni czy kontrolowania warunków przechowywania produktów. Ważne jest postanowienie, kto dokonuje pomiaru, gdzie zapisuje wynik i komu zgłasza odchylenia od przyjętych wartości. W praktyce kłopotem bywają niekompletne rejestry, wpisy uzupełniane z opóźnieniem lub brak informacji o podjętych działaniach. Takie sytuacje utrudniają ocenę, czy procedury są naprawdę wykonywane. Dlatego dokumentacja powinna być możliwie prosta, a pracownicy muszą rozumieć, czemu służą poszczególne czynności. Zasady powinno się także uaktualniać po zmianach w wyposażeniu, sposobie przygotowywania potraw lub organizacji stanowisk.

Podczas opracowywania systemu na prawdę bardzo często wykorzystywane są wzory haccp, obejmujące przykładowe instrukcje, arkusze monitorowania i formularze rejestrów. Ich wykorzystanie wymaga jednakże sprawdzenia, czy odpowiadają warunkom konkretnego miejsca. Gotowy formularz może zawierać pola, które nie mają wykorzystania w danym zakładzie, albo pomijać czynności istotne dla określonego rodzaju produkcji. Nie należy zatem traktować przykładowych dokumentów jako kompletnego systemu, który można wdrożyć bez zmian. Szczególnej sugestie wymagają zapisy dotyczące temperatur, ponieważ powinny odnosić się do faktycznie wykorzystywanych urządzeń i przyjętych zasad przechowywania. Identycznie instrukcje mycia i dezynfekcji muszą uwzględniać rodzaj powierzchni, stosowane środki oraz sposób ich wykorzystania zgodny z zaleceniami producenta. Dokumenty powinny być dostępne dla osób wykonujących opisane czynności, a ich tekst musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy. W innym przypadku powstaje rozbieżność między formalnymi procedurami a praktyką, co utrudnia bieżącą kontrolę i ocenę funkcjonowania systemu.

Zobacz więcej: gastronomia.