Nagrania dźwiękowe i materiały wideo są dziś wykorzystywane w znaczącej liczbie sytuacji, w których późniejsze odtworzenie całego materiału może być niewygodne lub czasochłonne. W takich sytuacjach znaczenie ma wierne przeniesienie wypowiedzi do postaci tekstowej. Transkrypcja nagrań może obejmować rozmowy, wywiady, posiedzenia, spotkania, wykłady czy materiały zarejestrowane podczas pracy.

Samo przepisanie słów nie zawsze jest natomiast prostym celem. Znaczenie mają jakość dźwięku, liczba osób mówiących, sposób wypowiadania się oraz obecność szumów i przerw. Przy nagraniu kilku rozmówców trzebco więcej rozpoznać, kto zabiera głos. Jeżeli materiał jest niewyraźny, próba odgadnięcia brakującego fragmentu może prowadzić do zmiany sensu wypowiedzi, dlatego w praktyce nie gorzej zaznaczyć miejsce trudne do ustalenia niż uzupełniać tekst na podstawie przypuszczeń.

Innego podejścia wymaga dokument przeznaczony do użycia w postępowaniu. Transkrypcja do sądu powinna przede wszystkim możliwie z dużą uwagą odzwierciedlać treść źródłowego nagrania, ponieważ wręcz pozornie drobne różnice mogą posiadać znaczenie przy ocenie materiału (sprawdź: stenogram cennik). Ważne mogą być nie tylko same słowa, lecz również kolejność wypowiedzi, przerwania, powtórzenia czy momenty, w których uczestnicy mówią jednocześnie. W zależności od celu dokumentu stosuje się różny poziom szczegółowości. W pewnych sytuacjach niezbędny jest zapis wypowiedzi wraz z oznaczeniami czasu, a innym razem tekst uporządkowany w taki sposób, aby łatwiej było znaleźć konkretny fragment nagrania. Nie powinno się a przy tym poprawiać wypowiedzi jedynie po to, aby brzmiała bardziej literacko. Język mówiony na prawdę często zawiera niedokończone zdania, powtórzenia i potoczne określenia, które mogą zostać utracone w trakcie nadmiernej redakcji.

W przypadku dłuższych materiałów często pojawia się pojęcie stenogram, choć w praktyce zakres tego określenia bywa różnie rozumiany. Stenogram może być szczegółowym zapisem przebiegu rozmowy albo wydarzenia, z uwzględnieniem kolejności wypowiedzi poszczególnych osób. Przy pracy z takim materiałem na prawdę ważna staje się konsekwencja w oznaczaniu rozmówców a także zachowanie jednolitego sposobu zapisu przez cały dokument. Problem pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy kilka osób wypowiada się jednocześnie, ktoś mówi bardzo cicho albo nagranie zawiera fragmenty o słabej jakości. Wówczas nie wystarczy mechaniczne rozpoznawanie mowy. Niezbędne jest porównywanie niełatwych fragmentów z wcześniejszym i późniejszym kontekstem, a zdarza się, że też wielokrotne odsłuchiwanie tego samego miejsca. Nie oznacza to natomiast, że niejasny fragment należy własną pracą interpretować. Misją osoby sporządzającej zapis jest możliwie wierne zademonstrowanie materiału, a nie zmienianie jego treści.

Na dokładność zapisu wpływa również sposób przygotowania samego nagrania. Wyraźny dźwięk, niewielka liczba zakłóceń i możliwie czytelny podział głosów ułatwiają późniejszą pracę. Przy materiałach zastosowanych do celów formalnych warto zachować oryginalny plik, ponieważ treść jest zapisem pochodnym i ewentualnie powinien dać się odnieść do źródła. Pomocne bywają oznaczenia czasu, dzięki którym konkretną wypowiedź można szybko porównać z najlepszym miejscem nagrania. Znaczenie ma także forma dokumentu: zbyt duża ingerencja redakcyjna może oddalić zapis od rzeczywistego przebiegu rozmowy, jednak całkowity brak uporządkowania utrudnia wykorzystywanie z tekstu. Dlatego przy transkrypcji powinno się każdorazowo uwzględnić rodzaj materiału, jego użycie a także ograniczenia wynikające z jakości źródła.

Polecana strona: transkrypcje nagrań.