Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwa wystawiają, odbierają i przechowują dokumenty sprzedażowe. Sama zmiana nie ogranicza się jednakże do przesłania faktury do systemu. W praktyce ważne staje się połączenie KSeF z programem finansowo-księgowym, systemem sprzedażowym albo innymi narzędziami używanymi do obsługi dokumentów.

To właśnie w tym miejscu pojawia się integracja KSeF, której zakres może być różny zależnie od wielkości organizacji, liczby faktur oraz sposobu prowadzenia rozliczeń. Przy niewielkiej liczbie dokumentów część czynności może być wykonywana ręcznie, jednakże przy większym obrocie ręczne przepisywanie danych bardzo szybko staje się czasochłonne i zwiększa ryzyko pomyłek. Znaczenie moraz sposób obsługi korekt, faktur odrzuconych czy dokumentów wymagających dodatkowej weryfikacji, ponieważ właściwie każdy z tych przypadków może wymagać innego działania po stronie użytkownika.

Integracja z KSeF nie polega tylko na technicznym połączeniu dwóch systemów. Najpierw trzeba określić, jakie informacje mają być przekazywane, w którym momencie ma następować wysyłka a także gdzie użytkownik powinien widzieć status dokumentu. Warto co więcej uwzględnić różnicę między fakturą utworzoną w systemie przedsiębiorstwa a dokumentem przyjętym przez KSeF. Samo wygenerowanie dokumentu nie znaczy jeszcze, że cały proces został zakończony. Po wysłaniu potrzebna jest informacja zwrotna, która pozwala ustalić, czy faktura została przyjęta, czy wystąpił problem wymagający reakcji. W praktyce znaczenie mają również uprawnienia użytkowników i sposób uwierzytelniania, ponieważ nie każda osoba pracująca z dokumentami powinna mieć taki sam zakres dostępu. Przy projektowaniu rozwiązania trzeba więc brać pod uwagę nie tylko wygodę pracy, ale także istniejące zasady sprawdzeniu dokumentów i odpowiedzialność poszczególnych osób.

Istotnym elementem jest również obsługa faktur przychodzących. Dane pobierane z KSeF mogą być następnie wykorzystywane w systemie księgowym albo innym narzędziu, niemniej jednak sposób ich dalszego przetwarzania uzależniony jest od przyjętej organizacji pracy. W niektórych firmach dokument po pobraniu trafia najpierw do weryfikacji, w innych może być kierowany bezpośrednio do określonego procesu księgowego. Różnice ukazują się też przy fakturach korygujących, zakupach dokonywanych przez wiele działów czy dokumentach wymagających przypisania do konkretnego projektu. Dlatego integracja KSeF powinna uwzględniać rzeczywisty obieg informacji, a nie tylko samą obieg plików. Jeżeli już system nie przekazuje użytkownikowi przejrzystych komunikatów o błędach albo statusach, część pracy i tak pozostaje wykonywana ręcznie. Z kolei zbyt szeroka automatyzacja może prowadzić do sytuacji, w której błędne dane zostaną przekazane dalej bez stosownej testom.

Przed wdrożeniem warto przemyśleć obecny sposób wystawiania i odbierania faktur oraz wskazać czynności, które mają zostać zautomatyzowane. Znaczenie ma także przygotowanie procedur na sytuacje nietypowe, ponieważ codzienna obsługa dokumentów nie zawsze przebiega według jednego schematu. Powinno się uwzględnić między innymi kłopoty z komunikacją systemów, odrzucenie dokumentu, ponowienie wysyłki czy konieczność ręcznej korekty danych. Przydatne jest też wcześniejsze sprawdzenie, czy używane oprogramowanie obsługuje wymagane formaty i mechanizmy komunikacji a także czy jego konfiguracja odpowiada przyjętemu sposobowi pracy. W rezultacie techniczny zakres integracji powinien wynikać z procesów, które de fakto występują w danej organizacji. Dzięki temu łatwiej określić, które działania mogą zostać wykonane automatycznie, a które wciąż powinny pozostać pod kontrolą pracownika.

Zobacz także: KSeF integracja.